1.0    DEFINISI  FAIL  KUASA

 

Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah pusat sumber sekolah (PSS).  Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS.

 

Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan “Rancangan Pembangunan PSS (Blue Print)” adalah salah.  ‘Blue Print’ adalah sebahagian daripada Fail Kuasa.  Dengan itu segala perkhidmatan, program dan aktiviti yang dirancangkan dapat dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam fail kuasa.

 

Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS.  Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif oleh Ahli Jawatankuasa PSS dan perlu diubah suai dari semasa  ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan.

 

 

2.0           TUJUAN  MENYEDIAKAN  FAIL  KUASA  PSS

 

Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan:-

 

2.1           Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan & Media.

2.2           Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan.

 

2.3           Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS.

 

2.4           Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS.

 

Terdapat 15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa PSS.  Fail Kuasa PSS lazimnya disimpan dalam bentuk ‘ring-file’ supaya sesuatu keputusan / pindaan itu dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya terdapat apa-apa perubahan / pindaan.  Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur itu.  Ini memudahkan kita mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula.  Biasanya penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan.

3.0   PROSEDUR  PENYEDIAAN  FAIL  KUASA  PSS

 

Guru Perpustakaan & Media harus bertanggungjawab merangka isi kandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum ia dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS.  Ini adalah kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya.  Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat tersebut barulah Fail Kuasa berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya  (sila rujuk Lampiran A – Borang Penguatkuasa Fail Kuasa Mengikut Bab – gunakan kertas berwarna kuning). 

 

 

4.0           KANDUNGAN FAIL KUASA PSS

 

4.1           Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa:-

 

Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti berikut:-

(a)    Muka surat judul

(b)       Pengenalan kepada Fail Kuasa

(c)    Isi kandungan Fail Kuasa

(d)       Kandungan dan pindaan mengikut bab

 

4.2           Susunan kandungan Fail Kuasa:-

 

Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut:-

(a)    Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama

(b)    Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan

(c)    Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan

(d)   Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan

mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B – gunakan kertas berwarna hijau).

 

 

5.0           PERINCIAN  ISI KANDUNGAN DALAM FAIL KUASA PSS

 

 

Bab  1         :       Pengenalan Kepada Fail Kuasa Pusat Sumber Sekolah

 

1.1           Pendahuluan

1.2           Tujuan

1.3           Isi kandungan

1.4           Prosedur pindaan

 

 

 

Bab  2         :       Maklumat Pusat Sumber Sekolah

 

2.1           Sejarah Penubuhan PSS

2.2           Lokasi PSS (pelan)

2.3           Visi PSS

2.4           Misi PSS

2.5           Piagam PSS

2.6           Matlamat PSS

2.7           Objektif PSS

2.8           Fungsi & peranan PSS

 

 

Bab  3         :       Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah

 

3.1           Jawatankuasa Induk PSS:-

(a)        struktur organisasi

(b)        senarai tugas

 

3.2           Jawatankuasa Kerja PSS:-

(a)       struktur organisasi

(b)        senarai tugas

 

 

Bab  4         :       Pengawas Pusat Sumber Sekolah

 

4.1           Badan Pengawas PSS (struktur organisasi)

 

4.2           Prosedur pemilihan Pengawas PSS:-

(a)        kriteria  pemilihan

(b)        pakaian seragam

(c)        kehadiran

(d)       senarai tugas

(e)        senarai semak

(f)         borang kebenaran

(g)       surat pelantikan

 

4.3           Sistem Merit Pengawas PSS

 

 

Bab  5         :       Peraturan Pusat Sumber Sekolah

 

5.1           Peraturan Am

5.2           Peraturan Khusus

5.3           Peraturan Penggunaan Alat / Ruang (Bilik)

5.4           Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan / Alat

 

Bab  6         :       Pengurusan & Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah

 

6.1           Pengurusan Sistem Fail PSS

6.2           Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman & Pemulangan

6.3           Rancangan Tahunan PSS

6.4           Laporan PSS (bulanan & tahunan)

6.5           Manual Prosedur Kerja (MPK)

6.6           Fail Meja (FM)

6.7           Rancangan Pembangunan PSS

6.8           Dokumentasi

 

                               

Bab  7         :       Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah

 

7.1           Dasar pemilihan buku dan bukan buku

7.2           Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dan sebagainya)

7.3           Proses pemilihan dan pemerolehan bahan / alat

7.4           Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS

 

 

Bab  8         :       Kewangan Pusat Sumber Sekolah

 

8.1           Prosedur kewangan

8.2           Punca kewangan

8.3           Anggaran Perbelanjaan

8.4           Laporan Kewangan

 

 

Bab  9         :       Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah

 

9.1           Pengurusan bahan secara berpusat

9.2           Sistem Pengelasan

9.3           Proses Teknik

9.4           Pengkatalogan

9.5           Lokasi bahan

9.6           Penyusunan bahan

 

 

Bab  10       :       Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

 

10.1         Mesyuarat / Taklimat

10.2         Kursus / Bengkel

10.3         Pertandingan

10.4         Program Perkembangan Staf

10.5         Program Orientasi PSS

10.6         Lawatan

10.7         Gotong Royong

10.8         Pameran

10.9         Minggu PSS

10.10       Promosi PSS

10.11       Program Panitia Mata Pelajaran

10.12       Aktiviti Galak Guna PSS

 

 

Bab  11       :       Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah

 

11.1         Pengurusan Harta Modal (Kew 312)

11.2         Penyenggaraan Harta Modal (Kew 312A)

11.3         Daftar Inventori (Kew 313)

11.4         Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314)

11.5         Rekod Perolehan Bahan Buku

11.6         Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku

11.7         Rekod Perolehan Akhbar

11.8         Rekod Perolehan Majalah

11.9         Semakan stok (buku, bahan bukan buku, perabot dan peralatan)

11.10       Pelupusan

11.11       Hapuskira

11.12       Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315)

 

 

Bab  12       :       Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber Sekolah

 

12.1         Sistem sirkulasi

12.2         Keahlian

12.3         Pinjaman berkelompok

 

 

Bab  13       :       Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah

 

13.1         Jenis-jenis perkhidmatan:-

(a)        Peminjaman buku

(b)        Peminjaman buku rujukan

(c)        Peminjaman berkelompok

(d)       Peminjaman bahan bukan buku

(e)        Peminjaman peralatan

(f)         Peminjaman pihak luar

(g)       Reprografi

(h)       Koleksi soalan

(i)         Rakam salin

(j)         Sebaran maklumat

(k)        Rekreasi

(l)         Khidmat nasihat dan bimbingan

(m)       Pameran

(n)       Promosi dan sebagainya

 

13.2         Waktu perkhidmatan:-

(a)        Satu masa khas setiap kelas

(b)        Waktu rehat

(c)        Waktu tengah hari

(d)       Waktu petang

(e)        Hari sabtu

(f)         Cuti sekolah

(g)       Jadual waktu Guru Perpustakaan & Media

 

 

Bab  14       :       Automasi Pusat Sumber Sekolah

 

                14.1         Sistem yang digunakan

14.2         Sistem keselamatan

14.3         Menu utama

14.4         (Output)

14.5         Prosedur memasukkan data

14.6         Alat Pembaca Label Kod Berpalang (Bar code)

14.7         Rangkaian (networking)

14.8         Carian maklumat

14.9         Laporan

                                               

                               

Bab  15       :       Program Bacaan (NILAM)

 

15.1         Konsep Program NILAM:-

(a)    Latar belakang

(b)    Rasional

(c)    Asas pertimbangan

(d)   Pendekatan

(e)    Model program nilam

(f)     Tahap program nilam (jauhari & rakan pembaca)

(g)   Sistem ganjaran

 

15.2         Strategi pelaksanaan Program NILAM:-

(a)    Pengenalan

(b)    Pelaksanaan

(c)    Bahan

(d)   Peranan

(e)    Pengumpulan data

(f)     Contoh-contoh rekod bacaan

(g)   Aktiviti NILAM – Bulan Membaca Kebangsaan (Julai), Hari Buku Sedunia (23 April), Hari Pusat Sumber Sekolah Antarabangsa (Hari Isnin minggu keempat bulan Oktober)

 

 

 

6.0           PROSEDUR  MEMBUAT  PINDAAN  DALAM  FAIL  KUASA  PUSAT  SUMBER  SEKOLAH

 

Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan  atau perubahan dalam Fail Kuasa.  Guru Perpustakaan & Media akan merangka pindaan / tambahan dan membentangkannya dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan.  Selepas itu, barulah pindaan / tambahan tersebut akan dikuatkuasa sepenuhnya.

 

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS:-

 

6.1         Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan.

 

6.2         Guru Perpustakaan & Media perlu menyediakan draf pindaan / tambahan berkenaan.

 

6.3         Draf pindaan / tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan.

 

6.4         Selepas mendapat kelulusan, Guru Perpustakaan & Media hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua / Guru Besar).

 

6.5         Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat). 

 

Lampiran  A

 

 

 

 

KANDUNGAN  DALAM  BAB  INI  TELAH  DIBENTANG  DAN  DIPERSETUJUI  DALAM  MESYUARAT  AHLI  JAWATANKUASA INDUK  KALI  KE – ________  YANG  TELAH  DIADAKAN  PADA ____________________

 

 

 

 

Disediakan  oleh;                                                                                    Disahkan oleh;

 

 

 

…………………………………                                                                …………………………………

(                                                                 )                                                             (                                                                  )

Cop:                                                                                                                        Cop:

 

 

 

 

Guru Perpustakaan & Media                                                 Pengetua / Guru Besar

 

Tarikh : ________________                                                  Tarikh : _________________

 

 

 

 

 

 

Lampiran  B

 

 

Pindaan :  Bil ________   /   Tahun :  __________

BAB        :               ________________________________________________________

                               

                                ________________________________________________________

 

Ceraian Bab	Perkara	Tarikh Dikuatkuasa	Tarikh Dimansuh
DASAR / POLISI  ASAL
PINDAAN  / TAMBAHAN  DASAR / POLISI

 

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA  INDUK  PUSAT  SUMBER  SEKOLAH  KALI ______ / _______ YANG  TELAH  DIADAKAN  PADA __________________

 

Disediakan  oleh;                                                                                    Disahkan oleh;

 

 

…………………………………                                                                …………………………………

(                                                                 )                                                             (                                                                  )

 

 

Guru Perpustakaan & Media                                                 Pengetua / Guru Besar

 

Tarikh : _________________                                                                Tarikh: __________________

Download di sini : Contoh Fail Kuasa PSS

Download di sini : Contoh Fail Kuasa PSS

 

Download di sini : Contoh Fail Kuasa PSS

Download di sini : Contoh Fail Kuasa PSS